Kvalitetssystem, hva er det, og hvordan velger du riktig? 

Et kvalitetssystem er samlingen av rutiner, dokumenter og verktøy en virksomhet bruker for å sikre at arbeidet blir gjort riktig, gjentakbart og i tråd med krav, enten kravene kommer fra kunder, myndigheter eller ISO-standarder. I praksis er det svaret på tre enkle spørsmål:

 

Hvordan gjør vi ting hos oss?

Hvordan vet vi at det faktisk blir gjort slik?

Og hva gjør vi når det går galt?

Denne guiden går gjennom hva et godt kvalitetssystem faktisk består av, hvilke ISO-standarder som oftest ligger til grunn, og hvordan du velger riktig løsning for akkurat din virksomhet.

​

Hva er et kvalitetssystem?

​

Et kvalitetssystem også kjent som styringssystem, ledelsessystem eller system for kvalitetsstyring er den strukturerte måten en virksomhet dokumenterer og styrer kvalitetsarbeidet sitt på. Kjernen i de fleste kvalitetssystemer er et avvikssystem: et sted for å registrere, følge opp og lukke avvik, ulykker og forbedringsforslag. I tillegg omfatter det typisk prosessbeskrivelser (hvordan jobben skal gjøres), kvalitetsdokumenter og prosedyrer, risikovurdering, og sjekklister for kontroll og revisjon.Begrepene brukes ofte om hverandre: en bedrift som søker etter «kvalitetssystem», «styringssystem», «ledelsessystem», «avvikssystem» eller «internkontrollsystem» leter som regel etter det samme, et digitalt verktøy for kvalitetsstyring og HMS-internkontroll. Målet er ikke papirarbeid for papirarbeidets skyld. Et godt kvalitetssystem gjør det lettere å levere jevn kvalitet, oppdage problemer før de blir store, og dokumentere at virksomheten faktisk gjør det den sier den gjør, noe som ofte er et krav fra kunder, i anbud, eller fra tilsynsmyndigheter

​​

Hvorfor trenger virksomheten din et kvalitetssystem?

​

De vanligste driverne for å innføre et kvalitetssystem er:

• Kundekrav og anbud: Mange offentlige og private anbud krever dokumentert ISO-sertifisering eller et fungerende kvalitetssystem for å i det hele tatt kunne delta

• Lovpålagt HMS-internkontroll: Norske virksomheter har plikt til systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid (internkontrollforskriften)

• Strukturert forbedringsarbeid: Uten et system for å fange opp avvik og risiko, gjentar de samme feilene seg

• Skalering: det som fungerer med fem ansatte og muntlige avtaler, holder ikke når virksomheten vokser til femti

​

ISO-standarder og kvalitetssystem

Mange kvalitetssystemer er bygget for å støtte én eller flere ISO-standarder. De vanligste for norske virksomheter er:

• ISO 9001 Kvalitetsstyring: Den mest brukte standarden, relevant for nesten alle bransjer.

• ISO 14001 Miljøstyring: Krav til hvordan virksomheten styrer sin miljøpåvirkning.

• ISO 45001 Arbeidsmiljø og HMS: Systematisk styring av helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen.

• ISO 27001 Informasjonssikkerhet: Særlig relevant for IT-virksomheter og alle som håndterer sensitive data.

​

En virksomhet trenger ikke nødvendigvis sertifisering på alle fire, men et godt kvalitetssystem bør kunne dekke dem etter behov, uten at du må bytte verktøy hver gang dere legger til en ny standard.

​​

​​

Papirbasert, Excel-basert eller digitalt kvalitetssystem?

Mange virksomheter starter med permer, Excel-ark og delte mapper. Det fungerer en stund, men blir fort sårbart: ingen har full oversikt over hvilken versjon som er riktig, avvik blir glemt i innboksen, og det er umulig å dokumentere overfor et tilsyn eller en revisor hvem som faktisk har lest den siste prosedyren. Et digitalt kvalitetssystem løser dette ved å samle alt på ett sted, med automatisk versjonering, varsling og sporbarhet.

Den nyeste utviklingen er kvalitetssystemer som lever direkte i verktøyene virksomheten allerede bruker daglig, som Microsoft Teams og Outlook i stedet for enda en frittstående app de ansatte må huske å logge inn på og i verste fall i flere ulike systemer.

​​

Slik velger du riktig kvalitetssystem

Noen konkrete spørsmål å stille når du vurderer leverandører:

• Dekker det standardene dere faktisk trenger (9001, 14001, 45001, 27001), eller må dere bytte system når dere vokser?

• Krever det en ny app de ansatte må lære, eller lever det der de allerede jobber?

• Kan dere selv tilpasse skjemaer og prosesser, eller er dere avhengige av konsulenttimer for hver endring?

• Er prisen åpen og forutsigbar, eller må dere gjennom et salgsmøte for å få vite hva det koster?

• Hvor lang tid tar implementeringen, dager, eller måneder?

• Hvordan lagres dataene, og hvem har tilgang til hva?

​​

Kvalitetssystem i Microsoft Teams, en nyere tilnærming

minLedelse er et eksempel på denne nyere kategorien: et komplett kvalitetssystem for ISO 9001, 14001, 45001 og 27001, bygget rett inn i Microsoft Teams og Outlook. I stedet for en egen portal å logge inn på, melder ansatte avvik, fyller ut sjekklister, leser prosedyrer, henter godkjente kvalitetsdokumenter og løser oppgaver i verktøyene de allerede bruker hver dag. Systemet installeres direkte på virksomhetens egen Microsoft-tenant, med automatisk tilgangsstyring basert på rolle og avdeling, og en signert leseliste som dokumenterer nøyaktig hvem som har lest og bekreftet siste versjon av en prosedyre.

Vil du se hvordan det fungerer i praksis? Book en demo på 30 minutter, vi viser hvordan Prosesser, avvik, risiko/muligheter, oppgaver/tiltak, dokumenter og sjekklister henger sammen i verktøyene dere allerede bruker.

​​

Vanlige spørsmål

Hva koster et kvalitetssystem?

Det varierer mye med antall brukere og omfang. Mange leverandører krever et salgsmøte for å oppgi pris, se etter leverandører med åpen prising, det sier ofte noe om hvor enkelt resten av kundeforholdet blir.

​​

Må vi være ISO-sertifisert for å ha nytte av et kvalitetssystem?

Nei. Mange virksomheter bruker et kvalitetssystem for strukturert avviks- og HMS-arbeid uten å ta sikte på formell sertifisering, men systemet bør uansett være bygget etter ISO-prinsippene, slik at sertifisering er en enkel vei videre den dagen dere ønsker det.

​

Hvor lang tid tar det å innføre et kvalitetssystem?

Med et digitalt, Microsoft-integrert system kan grunnoppsettet være klart på 20 minutter og fylle systemet med infoen du allerede har tar ca 1 uke, da er du i full drift og tillegg har du historikken i samme system. Tradisjonelle, frittstående systemer tar ofte uker til måneder.

​​

Kan vi bytte fra et eksisterende system uten å miste historikken?

De fleste seriøse leverandører har rutiner for å importere eksisterende dokumenter og avvikshistorikk, spør leverandøren konkret om dette før dere signerer.

​​​

​​​

​​​